ChatGPTでお問い合わせページの文面を改善する方法
お問い合わせページは、読者が最後に行動する場所です。フォームが置いてあるだけだと、「何を書けばいいのか」「いつ返事が来るのか」「相談してよい内容なのか」が分からず、送信前に止まってしまうことがあります。
ChatGPTを使うと、案内文、フォーム項目の説明、返信目安、注意書き、送信後の流れを整理できます。この記事では、問い合わせしやすい文面に改善する依頼方法をまとめます。
お問い合わせページ文面を改善する流れ
相談できる内容、入力項目、返信目安、注意事項、送信後の流れ、CTAを順番に整えます。
先に結論
お問い合わせページの文面を改善する時は、次の6つを整えます。
- 何を相談してよいか
- フォームに何を書けばよいか
- 返信までの目安
- 対応できる内容とできない内容
- 送信後の流れ
- 個人情報や営業メールへの注意書き
お問い合わせページの役割
お問い合わせページは、単にフォームを置くページではありません。読者の不安を減らし、送信しやすくするための案内ページです。
| 文面 | 役割 |
|---|---|
| 冒頭文 | 相談してよい内容を伝える |
| 入力説明 | 何を書けばよいか迷わせない |
| 返信目安 | いつ返事が来るかの不安を減らす |
| 注意書き | 対応範囲や営業メールへの方針を伝える |
| 送信後の案内 | 確認メールや次の流れを説明する |
ChatGPTに渡す情報
お問い合わせページの文面は、サイトの目的や対応内容に合わせる必要があります。ChatGPTには、相談してほしい内容、対応できない内容、返信の目安を渡します。
- 問い合わせの目的
- 受け付けたい相談内容
- 受け付けていない内容
- 返信までの目安
- 必要な入力項目
- 個人情報の扱い
- 文体の希望
文面改善の依頼文テンプレート
既存のお問い合わせページを改善したい時は、今の文面と改善したい方向を一緒に渡します。
お問い合わせページの文面を改善してください。
現在の文面：
（ここに貼る）
サイトの内容：
受け付けたい相談：
受け付けていない内容：
返信までの目安：
フォーム項目：
文体の希望：
改善してほしいこと：
- 初めての人でも問い合わせしやすくする
- 何を書けばよいか分かるようにする
- 返信目安を自然に入れる
- 強すぎる表現を避ける
- 注意書きを分かりやすくする
- 冒頭文、フォーム前の案内、送信後の案内に分けて出すフォーム項目の説明を作る
フォーム項目名だけでは、何を書けばよいか分からないことがあります。項目ごとに短い説明を入れると、送信しやすくなります。
| 項目 | 説明例 |
|---|---|
| お名前 | ご担当者名、またはお名前をご入力ください。 |
| メールアドレス | 返信を受け取れるメールアドレスをご入力ください。 |
| お問い合わせ種別 | 相談内容に近いものを選んでください。 |
| お問い合わせ内容 | 困っていること、希望、対象ページがあればご記入ください。 |
フォーム項目説明の依頼文
お問い合わせフォームの各項目に入れる説明文を作ってください。
フォーム項目：
- お名前
- メールアドレス
- お問い合わせ種別
- 対象ページURL
- お問い合わせ内容
条件：
- 短く分かりやすくする
- 初心者でも何を書けばよいか分かる
- 圧を感じる表現にしない
- 必須項目と任意項目の説明を分ける
- 既存サイトの文体に合わせる返信目安と注意書きを入れる
返信目安がないと、送信後に不安になりやすいです。必ず返信できる時間を断言できない場合は、「通常〇営業日以内を目安に返信します」のように書きます。
- 通常2〜3営業日以内に返信します
- 内容によっては返信にお時間をいただく場合があります
- 営業目的のご連絡には返信できない場合があります
- 個人情報はお問い合わせ対応のために使用します
送信後の流れを説明する
送信後に何が起きるかを先に書くと、読者は安心して送信できます。完了ページや自動返信メールの文面も、ChatGPTに整えてもらえます。
- フォーム送信
- 自動返信メールの受信
- 内容確認
- 担当者から返信
- 必要に応じて詳細確認
送信後メッセージの依頼文
お問い合わせ送信後に表示するメッセージを作ってください。
条件：
- 送信が完了したことを分かりやすく伝える
- 自動返信メールを確認してもらう
- 返信目安を入れる
- 迷惑メールフォルダの確認も自然に伝える
- 戻るリンクやトップページへの案内も入れる
- 丁寧だが長すぎない文章にする避けたい文面
お問い合わせページでは、強すぎる注意書きや、冷たい印象の文章は避けたいところです。必要な注意は入れつつ、読みやすく整えます。
- 必要事項を必ずすべて正確に入力してください
- 内容によっては一切返信しません
- 不備がある場合は対応できません
- 営業メールは禁止です
このような文面は、柔らかく言い換えられます。たとえば「内容によっては返信できない場合があります」「できる範囲で詳しくご記入ください」のようにします。
Codexに反映を頼む時
ChatGPTで文面を作った後、Codexにお問い合わせページへ反映してもらう場合は、フォーム処理を勝手に変えないように伝えます。
ChatGPTで作ったお問い合わせページの文面を、既存サイトに反映してください。
対象ページ：
入れたい文面：
変更してよい場所：
変更してほしくない場所：
条件：
- フォームの送信処理は勝手に変更しない
- 既存デザインに合わせる
- フォーム項目の説明を分かりやすくする
- PHPページなら構文チェックをする
- ローカル表示で確認する
- 変更したファイルを報告する公開前チェックリスト
- 何を相談してよいか分かる
- 各フォーム項目の意味が分かる
- 返信目安が書かれている
- 送信後の流れが分かる
- 注意書きが冷たすぎない
- 個人情報の扱いに触れている
- フォーム送信処理を壊していない